STANDAR KOMPETENSI Melakukan Prosedur AdministrasiMATA PELAJARAN Produktif Kompetensi Kejuruan 1. Pengertian KomunikasiIstilah komunikasi berasal dari bahasa Latin “communicare” yang artinya sama. Jadi, secara etimologis komunikasi berarti proses untuk memperoleh pengertian yang sama. Berdasarkan pengertian praktisnya komunikasi adalah suatu proses pengiriman atau penerimaan informasi antara dua orang atau lebih dengan menggunakan cara yang tepat, sehingga informasi, berita atau pesan dapat dimengerti oleh kedua belah lebih jelasnya berikut ini disajikan definisi komunikasi menurut para is the whole process used in reaching otherminds.” Artinya, komunikasi adalah seluruh proses yang diperlukan untuk mencapai pikiran-pikiran yang dimaksud oleh orang is more technically defined as a process for conduction the memories.” Artinya, secara teknis komunikasi didefinisikan sebagai proses untuk membangkitkan perhatian perhatian orang lain yang bertujuan untuk menjalin kembali definisi-definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah proses pengiriman atau penyampaian berita/informasi dari satu pihakkomunikator kepada pihak lainkomunikan dalam usaha untuk mendapatkan saling pengertian. Definisi tersebut memberikan pengertian yang lebih luas, oleh karena tidak hanya menitik beratkan pada segi manusia saja, tetapi juga proses, isi berita dan alatnya. 2. Unsur-Unsur KomunikasiKomunikasi pada hakekatnya dibentuk dari lima unsur pokok, yang merupakan satu kesatuan utuh dan bulat. Apabila salah satu unsur tidak ada ada maka proses komunikasi tidak akan dapat berlangsung. Kelima unsur komunikasi itu saling berhubungan, saling melengkapi dan saling Redfield, komunikasi terdiri dari lima unsur yaitu Communicator Messages Transmits Communicatee ResponeUntuk lebih jelasnya kelima unsur komunikasi tersebut dapat diuraikan seperti berikut ini. Komunikator pengirim beritaSebagai pengirim berita atau pesan, komunikator harus berusaha mengemukakan hal-hal yang terkandung dalam pikirannya secara jelas kepada pihak yang menerima berita, sehingga komunikan mudah dan cepat untuk memahami dan menaggapinya. Dalam menyampaikan berita atau pesan, komunikator harus memperhatikan dengan siapa atau kepada siapa pesan itu disampaikan. Penyampaian berita atau pesan sudah barang tentu harus disesuaikan dengan tingkat pengetahuan dan pengalaman pihak penerima berita atau pesanIsi berita atau pesan harus jelas, sehingga apa yang dimaksud oleh pengirim berita dapat diterima oleh pihak penerima berita. Berita atau pesan dapat disampaikan dalam berbagai bentuk, seperti perintah, permintaan, pendapat, saran atau usul, dapat disampaikan secara lisan maupun tulisan/gambar/kode dan lain-lain. Komunikan penerima beritaPihak penerima berita harus memberikan tanggapan terhadap berita atau pesan yang diterimanya. Sebagai penerima berita atau pesan tentu saja harus harus menafsirkan berita/pesan yang diterima seperti yang dimaksud oleh pihak pengirim berita. Transmits proses pengiriman beritaProses pengiriman berita menyangkut sarana dan media yang dipakai dalam mengirim berita atau pesan. Sarana dan media yang diperlukan dan digunakan dalam proses komunikasi tergantung pada jenis dan sifat berita atau pesan yang akan disampaikan. Respon reaksi atau tanggapanReaksi atau tanggapan yang diberikan oleh pihak penerima berita disebut respon atau umpan balik. Dengan adanya tanggapan dari pihak penerima berita maka komunikator akan dapat mengetahui apakah berita yang dikirim tersebut sampai dan dimengerti atau tidak oleh pihak komunikan. Dengan adanya respon atau feed back dari pihak komunikan maka akan terjadi proses komunikasi dua arah yang dikenal dengan sebutan “two ways communication.”Komunikasi sebagai suatu proses pengiriman berita atau pesan, meliputi tiga tahap sebagai berikut Tahap pertama, yaitu diawali dengan menetapkan informasi, berita, ide, gagasan atau pesan oleh pihak pengirim berita atau communicator/sender. Tahap kedua, yaitu proses pengiriman informasi, berita, gagasan, ide atau pesan yang telah disusun encoding dalam bentuk simbul, sandi, isyarat atau kode, melalui saluran atau media komunikasi, secara lisan atau tertulis, vertical maupun horizontal, formal maupun informal. Tahap ketiga, yaitu penerimaan informasi, gagasan, ide, berita atau pesan oleh pihak penerima berita komunikan. Pihak komunikan kemudian mengadakan interpretasi decoding terhadap informasi, berita, ide, gagasan atau pesan yang diterimanya. Selanjutnya komunikan melakukan tindakan atau response, dan respon tersebut merupakan umpan balik atau “feed back” dari komunikan kepada Jenis-jenis Media KomunikasiJenis-jenis media komunikasi ada bermacam-macam, antara lain berupa bahasa, tulisan, isyarat, alat peraga atau alat elektronik. Media komunikasi merupakan unsur yang sangat penting dalam proses komunikasi. Dengan menggunakan media komunikasi maka aliran informasi, berita atau pesan dapat dikirim atau diterima dengan mudah dan cepat. Berdasarkan cara penggunaannya terdapat tiga jenis media komunikasi, yaitu media komunikasi audial, media komunikasi visual, dan media komunikasi jenis media komunikasi tersebut dapat dijelaskan sebagai berikutMedia Komunikasi AudialYaitu alat komunikasi yang dapat ditangkap, didengar dan dipahami oleh alat pendengaran. Misalnya telepon, intercom, radio serta tape Komunikasi VisualYaitu alat komunikasi yang dapat ditangkap, dilihat dan dipahami oleh alat penglihatan. Misalnya surat, surat kabar, faksimili, majalah, buku, beletin dan Komunikasi Audio-VisualYaitu alat komunikasi yang dapat ditangkap, dilihat, didengan dan dipahami melalui alat pendengaran dan penglihatan. Misalnya televisi, film layarlebar, VCD, internet dan sejenisnya. Berbagai media komunikasi tersebut berfungsi sebagai alat untuk1. Mengirimkan/menyampaikan informasi2. Penerjemah lambing-lambang komunikasi3. Mempercepat dan mempersingkat penyampaian informasi4. Menghibur to intertaint, dan mendidik to educate5. Mempengaruhi masyarakat to change the societyKomunikasi dapat diklasifikasikan menjadi beberapa jenis, tergantung dari segi peninjauannya. Ada sepuluh kriteria yang dapat digunakan untuk mengadakan klasifikasi komunikasi tersebut adalaha. Jenis komunikasi menurut lawan bicara~ Komunikasi pribadi~ Komunikasi umumb. Jenis komunikasi menurut jumlah orang yang berkomunikasi~ Komunikasi perseorangan~ Komunikasi kelompokc. Jenis komunikasi menurut cara penyampaian~ Komunikasi lisan secara langsung dan tidak langsung~ Komunikasi tertulis gambar atau foto, surat, naskahd. Jenis komunikasi menurut tujuan~ Komunikasi untuk memberi perintah~ Komunikasi untuk memberi nasehat atau ucapan selamat~ Komunikasi untuk memberi saran atau kritik~ Komunikasi untuk berpidato atau ceramah~ Komunikasi untuk rapat atau meeting~ Komunikasi untuk Perundingan~ Komunikasi untuk wawancarae. Jenis komunikasi menurut prosesnya~ Komunikasi langsung tanpa perantara atau mediator~ Komunikasi tidak langsung menggunakan mediatorf. Jenis komunikasi menurut perilaku~ Komunikasi formal lisan maupun tertulis~ Komunikasi informal lisan maupun tertulis~ Komunikasi non formal lisan maupun tertulisg. Jenis komunikasi menurut ruang lingkup~ Komunikasi internal berlangsung dalam suatu organisasi~ Komunikasi eksternal berlangsung antara pihak yang berada di dalam organisasi dengan pihak luarh. Jenis komunikasi menurut aliran informasi~ Komunikasi vertical kebawah top-down~ Komunikasi vertical keatas botton-up~ Komunikasi horizontal~ Komunikasi diagonal~ Komunikasi satu arah dan dua arahi. Jenis komunikasi menurut jaringan~ Komunikasi menurut jaringan kerja rantai ~ Komunikasi menurut jaringan kerja lingkaran~ Komunikasi menurut jaringan kerja bintang atau rodaj. Jenis komunikasi menurut total hubungan~ Komunikasi menurut hubungan tunggal langsung antara seorang dengan seorang bawahannya~ Komunikasi menurut hubungan kelompok langsung.~ Komunikasi menurut hubungan silang 6. Asas-Asas KomunikasiAgar komunikasi dapat berlangsung secara mudah, cepat, dan tepat maka di dalam berkomunikasi harus memperhatikan asas-asas atau prinsip-prinsip sebagai Kemudahan dalam pengiriman informasiKomunikasi harus dapat dilakukan dengan mudah, dan kemudahan dalam pengiriman berita atau informasi sangat ditentukan dan dipengaruhi oleh situasi, jarak, waktu dan kepentingan atau pesan yang dianggap penting tentu saja harus segera dikirim atau disampaikan agar secepatnya mendapatkan tanggapan dari komunikan. Informasi yang demikian akan lebih cepat sampai jika dilakukan melalui telepon, dan apa bila berita tersebut dianggap tidak begitu penting atau tidak memerlukan tanggapan secepatnya dari komunikan maka dapat dilakukan dengan menggunakan media tertulis, misalnya melalui Informasi mudah dimengertiInformasi harus mudah dan cepat dimengerti oleh pihak komunikan. Prinsip ini sangat penting agar tanggapan atau respon komunikan dapat segera diketahui oleh komunikator. Oleh karena itu informasi harus dikemas sedemikian rupa dengan menggunakan bahasa atau kata-kata yang mudah dimengerti atau dipahami oleh Kesamaan pengertianInformasi atau berita yang dikirim atau diterima harus memiliki kesamaan makna dan pengertian bagi pihak-pihak yang terlibat dalam komunikasi. Asas ini menghendaki agar informasi atau berita yang dikirim tidak menimbulkan salah pengertian atau salah penafsiran bagi para penerima yang berbeda-beda akan terjadi jika informasi itu dikirim kepada lebih dari satu penerima berita yang tingkat pengetahuan dan pengalamannya berbeda-beda. Dalam hal ini perlu adanya konsistensi dan ketegasan isi berita atau Penggunaan alat komunikasi yang sederhanaDi dalam komunikasi diperlukan penggunaan sarana atu media komunikasi yang sederhana. Suatu informasi atau berita yang tidak begitu penting mungkin cukup dikirim melalui surat, akan tetapi bila berita itu sangat penting dan perlu segera diketahui oleh komunikan akan lebih efektif jika dikirim melalui telepon, telex, Bermanfaat dan menguntungkanDalam komunikasi harus diperhatikan hal-hal yang bersifat menguntungkan, baik dalam hal isi, alat, dan cara penyampaian informasi. Prinsip atau asas ini merupakan rangkuman dari prinsip pertama, kedua, ketiga dan keempat yang pada dasarnya menghendaki efisiensi dan efektivitas dalam berkomunikasi. Isi berita atau informasi hendaknya dipilih berita-berita yang bersifat umum, aktual, dan penting. Informasi atau berita harus obyektif serta up-to date tidak basi. Sarana yang digunakan untuk menyampaikan informasi hendaknya disesuaikan dengan Faktor-Faktor KomunikasiSecara umum terdapat tujuh factor komunikasi, yang dikenal dengan sebutan “the seven e’s communication”, yaitua. Credibility kepercayaanProses komunikasi sangat dipengaruhi oleh faktor kepercayaan. Dalam hal ini komunikasi terjadi karena antara komunikator dengan komunikan saling mempercayai dan saling memerlukan. Apabila tidak ada kepercayaan maka proses komunikasi tidak akan dapat Context perhubunganProses komunikasi dipengaruhi oleh faktor perhubungan. Apabila tidak terjadi kontak atau hubungan maka komunikasi tidak akan terjadi. Keberhasilan komunikasi berhubungan erat dengan kondisi dan situasi lingkungan ketika komunikasi berlangsung. c. Content kepuasanKomunikasi harus menimbulkan rasa puas dari kedua belah pihak, dan kepuasan tersebut akan tercapai apa bila berita atau pesan yang dikirim oleh komunikator dapat diterima dan dimengerti oleh Clarity kejelasanFaktor kejelasan sangat penting dalam proses komunikasi. Ketidak jelasan suatu informasi atau pesan dapat mengakibatkan interpretasi yang diberikan komunikan akan berbeda dengan yang dikehendaki oleh komunikator. Kejelasan tersebut meliputi kejelasan isi berita, kejelasan tujuan yang hendak dicapai, dan kejelasan kata-kata yang digunakan dalam Continuity & consistency kesinambungan dan konsistenKomunikasi dapat berlangsung jika terdapat kesinambungan dan konsistensi atau keajegan hubungan dari kedua belah pihak. Komunikasi harus dilakukan secara terus menerus dan konsisten, selain itu informasi yang disampaikan jangan saling Capability of audience kemampuan komunikanKemampuan komunikan sangat menentukan dalam proses komunikasi. Dalam hal ini pengiriman berita atau pesan perlu disesuaikan dengan tingkat pengetahuan dan pengalaman pihak penerima berita. Oleh karena itu komunikator harus menghindari penggunaan istilah-istilah yang tidak lazim dan sukar dipahami oleh Channel of distribution saluran pengiriman beritaSaluran atau sarana yang dipergunakan dalam pengiriman berita merupakan faktor yang penting dalam proses komunikasi. Agar komunikasi dapat berlangsung dengan baik perlu dipakai media komunikasi yang biasa dipergunakan oleh masyarakat umum. Media komunikasi tersebut antara lain media cetak surat, Koran, majalah, bulletin dan buku, media elektronik seperti radio, televisi, telepon dan internet. 8. Teknik BerbicaraKomunikasii verbal pada dasarnya diisi oleh aktivitas berbicara dan mendengarkan. Dalam pembicaraan yang didengarkan adalah bunyi suara yang berupa kata-kata dan kalimat. Kata-kata atau kalimat itu harus mengandung makna atau arti agar isi/materi pembicaraan dapat dimengerti oleh lawan berbicara menyangkut cara dan kemampuan seseorang dalam mengutarakan pendapat, pikiran, dan perasaannya melalui kata-kata yang baik dan benar sesuai dengan kaidah kebahasaan, sehingga hal-hal yang diucapkan dapat dimengerti oleh lawan bicara. Berikut ini adalah prinsip-prinsip yang harus diperhatikan dalam teknik berbicara yang baik/ Prinsip motivasiSetiap pembicaraan sudah barang tentu mempunyai motif yang berbeda-beda, tergantung pada masalah yang dibicarakan, siapa yang bertindak sebagai pembicara, serta waktu, tempat dan alasannya. Suatu hal yang tidak dapat disangkal bahwa setiap pembicaraan mempunyai tujuan untuk mendapatkan pengertian dari pihak yang mendengarkan. Agar cara berbicara kita efektif dan dimengerti oleh orang lain, maka dalam berbicara harus memperhatikan Dorongan kebutuhan Menghargai pendengar Memanfaatkan dorongan rasa ingintahub. Penyajian isi pembicaraanPenyajian isi pembicaraan dapat dibedakan menjadi tiga bagian, yaitu pendahuluan, isi atau materi, dan penutup. Untuk lebih jelasnya ketiga bagian tersebut dapat diuraikan sebagai berikutPendahuluanBagian yang dianggap penting dalam pembicaraan adalah permulaan pembicaraan yang menarik perhatian para pendengar. Dalam hal ini sebaiknya dipilih kata-kata yang enak, sehingga hal-hal yang menjadi inti pembicaraan benar-benardapat diserap oleh para pendengar. Pergunakanlah kata-kata atau kalimat yang tidak bertele-tele tetapi yang singkat dan berisi atau padat, sehingga menarik minat dan pembicaraan pendahuluan harus memperhatikan prinsip-prinsip berikut ini Kata-kata pendahuluan harus dapat memikat pendengar Digunakan kata-kata yang bersifat memotivasi Kata-kata pembukaan menyajikan topik yang dibahas Penekanan pembicaraan pada hal-hal yang penting dan aktualIsi atau materiAgar penyajian isi pembicaraan berlangsung secara efektif ada beberapa prinsip yang harus diperhatikan, yaitu Harus terdapat kejelasan materi yang dibicarakan Harus terdapat konsistensi materi yang dibicarakan Penyajian isi pembicaraan harus memadai dalam arti cukup untuk memberikan pengertian kepada para pendengar Penggunaan waktu atau timing yang tepat artinya pembicaraan tidak bertele-tele atau terlalu meluas, sehingga akan membuat kabur isi halnya pada bagian pembukaan, maka pada bagian penutup harus dipilih kata-kata yang menarik karena bagian pembukaan dan penutup mencerminkan kualitas bagian ini sebaiknya diutarakan pula ucapan terima kasih kepada audiens atas perhatian dan kepedulian serta Teknik penyampaian dan gaya bicaraTeknik penyampaian pembicaraan dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu teknik memulai pembicaraan dan teknik pola penyajian pembicaraan. Untuk lebih jelasnya kedua hal tersebut dapat diuraikan seperti berikut memulai pembicaraanKata-kata pembukaan harus dapat menarik perhatian pendengar. Dalam hal ini ada beberapa teknik yang dapat dipergunakan untuk memulai pembicaraan, yaitu Memulai dengan menggunakan anekdot Memulai dengan mengajukan pertanyaan Memulai dengan mengemukakan hal-hal yang lucu Memulai dengan menyatakan keistimewaan suatu tempat atau pola penyajian pembicaraanDengan teknik pola penyajian berarti pembicaraan dimulai dengan isi materi pembicaraan. Terdapat beberapa macam pola yang dapat dipakai dalam menyajikan materi pembicaraan, yaitu Pola waktu time order dan pola tempat space order, maksudnya penyajian materi pembicaraan disesuaikan kondisi waktu dan tempat. Pola pemecahan masalah, artinya penyajian materi pembicaraan dilakukan dengan berbagai cara tergantung tujuan yang ingin dicapai, seperti melalui symposium, seminar, rapat kerja, dan konggres. Pola topik order, artinya materi pembicaraan dibagi dalam topik-topik yang dibahas atau dibicarakan secara mendetail. Masing-masing topik dibicarakan oleh kelompok lain dan selanjutnya dibuat suatu rangkuman. Pola aspek, artinya penyajian materi pembicaraan ditinjau dari berbagai aspek atau segi, seperti segi tempat, kejelasan, konsekuensi, waktu, dan bicara adalah cara berbicara yang dapat menimbulkan daya tarik bagi para pendengar. Berikut ini disajikan bermacam-macam gaya bicara yang dapat dilakukan oleh pembicara, yaituGaya berbicara dengan gaya bahasa, adalah cara berbicara dengan menggunakan pilihan kata, ungkapan atau hubungan berbicara dengan mimik, adalah cara berbicara dengan menggunakan gerak air muka atau wajah si berbicara dengan pantomimic, adalah cara berbicara dengan menggunakan gerak anggota badan, seperti dengan menggeleng-gelengkan kepala atau menganggukkan berbicara dengan gerak campuran, adalah cara berbicara dengan menggunakan mimik dan pantomimic. 9. Teknik Mendengarkan Yang BaikMenurut sejumlah penelitian, 75 % dari seluruh waktu hidup manusia digunakan untuk berkomunikasi. Komunikasi pada dasarnya merupakan suatu proses dalam mengirim dan menerima informasi. Apabila komunikasi yang kita lakukan berjalan baik dan lancar, maka orang lain mengerti apa yang kita inginkan. Dalam praktiknya untuk melakukan komunikasi yang baik sering kali mengalami hambatan, salah satunya adalah ketika menjadi pendengar dalam proses berkomunikasiUntuk dapat mendengarkan dengan efektif sangat membutuhkan konsentrasi, pengalaman, pengetahuan dan manfaat menjadi pendengar yang baik adalah Lawan bicara akan lebih mudah menyampaikan informasi atau pesan-pesannya Hubungan kerjasama kelompok atau tim akan menjadi lebih baik dan harmonis Mendorong lawan bicara untuk tetap menjalin hubungan atau komunikasi yang baik Informasi dalam bentuk instruksi, umpan balik dan yang lainnya akan lebih jelas dapat diterima oleh lawan pendengar yang baik membutuhkan usaha dan latihan yang teratur. Langlah pertama yang harus kita lakukan adalah menyadari bahwa mendengarkan seseorang berbicara merupakan suatu kebutuhan yang sama pentingnya dengan keterampilan berkomunikasi. Dalam hal ini terdapat beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman pada saat kita mendengarkan seseorang yang sedang untuk menjadi pendengar yang efektif adalah1. Tidak melakukan aktivitas mendengarkan dan berbicara pada saat yang Mencoba memahami pokok pikiran atau ide utama pembicara3. Hindari gangguan dari lingkungan sekitar4. Mencoba untuk mengendalikan emosi5. Membuat catatan yang singkat dan jelas6. Mencoba untuk bersikap empati perhatian dan senyuman7. Memperhatikan prinsip-prinsip komunikasi non verbal8. Bertanya pada tempatnya9. Membuat kesimpulan tentang inti sari pembicaraan10. Memberikan umpan balik 10. Indikator Konflik dan SolusinyaBahwa kehidupan manusia selalu diwarnai oleh berbagai masalah dan persoalan yang datang silih berganti. Persoalan yang satu dapat diatasi, kemudian muncul lagi masalah baru. Namun semua masalah itu sifatnya hanyalah sementara dan jika kita berupaya untuk mengatasinya secara rasional dan positif pasti ditemukan jalan pula ditempat kerja, ada saja yang membuat kita tidak nyaman dalam bekerja. Teman sekerja itu bermacam-macam sifat kepribadiannya, ada yang senang mengkritik, menyalahkan, atau merasa dan ingin menaang sendiri. Hal-hal semacam inilah yang menyebabkan terjadinya konflik di tempat kerja, dan jika terjadi konflik di tempat kerja maka jalannya organisasi atau perusahaan akan terganggu. Oleh karena itu kita harus menghindari terjadinya konflik di tempat kerja, bahkan indikasi konflik hendaknya diusahakan untuk diubah menjadi kerja ini akan dijelaskan mengenai indikator konflik dan solusi untuk mengatasi konflik.